Términos y condiciones

# Términos y condiciones del servicio LCM Smart POS

**Versión vigente:** LCM Smart POS SaaS v1.2.1.

Estos términos regulan el acceso y uso de LCM Smart POS, una plataforma SaaS para gestión gastronómica, punto de venta, administración operativa, inventario, reservas, ventas, reportes, facturación, integraciones y módulos relacionados para restaurantes, cafeterías, bares, dark kitchens, cadenas gastronómicas y negocios de alimentos y bebidas en Ecuador u otros mercados donde el servicio esté disponible.

Este documento es una base contractual operativa. No reemplaza acuerdos particulares firmados con un cliente ni la asesoría legal, tributaria, laboral, sanitaria o contable que cada negocio deba obtener para su actividad.

## 1. Identidad y propósito del servicio

LCM Smart POS es una plataforma tecnológica que permite centralizar procesos administrativos, comerciales y operativos según el plan contratado, los módulos habilitados, la configuración del tenant y las integraciones disponibles.

La SAS gastronómica actúa como proveedor tecnológico y, cuando corresponda, como encargado del tratamiento de datos personales por cuenta del cliente. El cliente conserva la responsabilidad sobre la administración de su negocio, la veracidad de la información registrada, el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, laborales, sanitarias, comerciales, de protección al consumidor y de protección de datos personales, así como el uso correcto de la plataforma por parte de sus usuarios autorizados.

## 2. Misión, visión y valores

Nuestra misión es impulsar la profesionalización y digitalización del sector gastronómico mediante herramientas claras, seguras y eficientes que ayuden a vender mejor, controlar operaciones, reducir errores y tomar decisiones con información confiable.

Nuestra visión es ser un aliado tecnológico de referencia para empresas gastronómicas en crecimiento, ofreciendo una plataforma moderna, estable y escalable que acompañe la operación desde un punto de venta sencillo hasta una gestión integral por sucursales, equipos e integraciones.

Nuestros valores son transparencia, confiabilidad, innovación práctica, responsabilidad, servicio al cliente y mejora continua.

## 3. Aceptación de los términos

Al crear una cuenta, solicitar una demostración, iniciar un periodo de prueba, contratar un plan, acceder al panel administrativo, aceptar una propuesta comercial o utilizar cualquier módulo de LCM Smart POS, el representante del cliente declara que conoce y acepta estos términos en nombre del negocio que administra.

Quien actúe por cuenta de una empresa declara tener autorización suficiente para contratar, administrar usuarios, aceptar políticas, configurar permisos, tratar datos operativos y utilizar integraciones. Si no cuenta con dicha autorización, debe abstenerse de usar el servicio.

## 4. Cuentas, usuarios y seguridad

El cliente es responsable de crear, asignar, revisar y retirar accesos de sus usuarios internos. Cada usuario debe utilizar credenciales propias, mantenerlas bajo confidencialidad y aplicar controles razonables para evitar accesos indebidos.

La SAS gastronómica puede implementar controles de seguridad, validaciones, roles, permisos, registros de auditoría, límites de uso, cifrado, controles de sesión y medidas preventivas para proteger la plataforma. El cliente debe notificar de inmediato cualquier sospecha de acceso no autorizado, pérdida de credenciales, uso indebido, incidente de seguridad o vulnerabilidad detectada.

Queda prohibido compartir accesos, intentar vulnerar el sistema, extraer información sin autorización, interferir con la operación de otros tenants, manipular integraciones, evadir controles de pago, realizar ingeniería inversa no autorizada o utilizar la plataforma para actividades ilícitas.

## 5. Alcance del servicio

El servicio puede incluir módulos de punto de venta, productos, inventario, recetas, mesas, pedidos, clientes, usuarios, sucursales, reportes, reservas, entregas, fidelización, recursos humanos, contabilidad, facturación electrónica, pagos, mensajería, inteligencia artificial u otros componentes disponibles según el plan contratado.

Las funcionalidades pueden variar por plan, país, configuración técnica, permisos del usuario, disponibilidad de proveedores terceros, integraciones externas y requisitos legales aplicables. La SAS gastronómica podrá mejorar, modificar, suspender o retirar funcionalidades cuando sea necesario para seguridad, estabilidad, cumplimiento normativo, continuidad del servicio o evolución del producto.

## 6. Periodo de prueba, planes, pagos y facturación

La SAS gastronómica puede ofrecer periodos de prueba gratuitos o promocionales por el plazo informado al cliente. Finalizado el periodo de prueba, el acceso podrá limitarse, suspenderse o mantenerse únicamente si existe un plan activo y pago válido.

El cliente debe pagar oportunamente los valores acordados. La falta de pago, mora, contracargos, fraude, uso abusivo o incumplimiento de estos términos puede generar suspensión temporal, limitación de funcionalidades o terminación del servicio, sin perjuicio de valores pendientes.

Los precios, planes, beneficios, límites de uso, impuestos aplicables y condiciones comerciales pueden actualizarse con aviso razonable cuando sea posible. Las promociones no constituyen derechos permanentes salvo acuerdo escrito. El cliente es responsable de verificar la información de facturación, RUC, razón social, correo, establecimiento, punto de emisión y demás datos necesarios para documentos tributarios o comprobantes.

Cuando el plan incluya facturación electrónica SRI, cada plan tendrá un cupo mensual de documentos electrónicos incluidos. Si el cliente supera ese cupo, la plataforma podrá continuar operando para no interrumpir ventas ni emisión de comprobantes; los documentos excedentes se liquidarán como cargo adicional al cierre del mes calendario, según el precio por documento o paquete de excedente vigente al momento del consumo. La SAS gastronómica podrá aplicar una gracia operativa mínima y un cargo mínimo de excedente para evitar microcobros, según la configuración comercial publicada o acordada con el cliente.

El cliente conserva la responsabilidad de contar con RUC activo, firma electrónica vigente, datos tributarios correctos, establecimientos y puntos de emisión configurados, así como de validar los comprobantes de prueba antes de pasar a producción. La SAS gastronómica presta la herramienta tecnológica y las integraciones disponibles, pero no sustituye las obligaciones tributarias, contables o legales del cliente frente al SRI.

## 7. Políticas de prestación del servicio

- **Uso responsable:** el cliente debe usar la plataforma para fines legítimos relacionados con su operación gastronómica y bajo la normativa aplicable.
- **Soporte:** los requerimientos se atenderán por canales oficiales, priorizando incidentes que afecten continuidad operativa, seguridad, acceso al servicio o facturación.
- **Disponibilidad:** trabajamos para mantener la plataforma disponible, pero pueden presentarse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de internet, proveedores externos, fuerza mayor, incidentes de seguridad o causas fuera de control razonable.
- **Mantenimiento:** las actualizaciones pueden realizarse para corregir errores, fortalecer seguridad, mejorar rendimiento o incorporar nuevas capacidades. Cuando sea posible, se comunicará con anticipación si existe impacto relevante.
- **Seguridad:** se aplican buenas prácticas de control de acceso, separación lógica de información por empresa, validación de permisos, cifrado de credenciales sensibles y monitoreo de flujos críticos.
- **Integraciones:** las integraciones con facturación, pagos, mensajería, mapas, inteligencia artificial u otros terceros dependen de disponibilidad, reglas técnicas, credenciales, autorizaciones y condiciones de dichos proveedores. La SAS gastronómica no controla interrupciones o cambios realizados por terceros.
- **Datos:** el cliente conserva la titularidad de la información de su negocio. La plataforma procesa datos para prestar el servicio, brindar soporte, generar reportes, mantener seguridad, cumplir obligaciones legales o contractuales y mejorar la experiencia del producto.
- **Conducta comercial:** no se toleran amenazas, abuso, fraude, suplantación, manipulación de información, spam, explotación de vulnerabilidades o acciones que afecten la operación de la plataforma o de otros clientes.

## 8. Datos personales, privacidad y confidencialidad

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales de Ecuador, su reglamento, resoluciones aplicables de la autoridad competente y la política de privacidad publicada por la SAS gastronómica.

Respecto de los datos de clientes finales, empleados, repartidores, proveedores, usuarios del restaurante, reservas, pedidos, facturación, fidelización y operación interna, el cliente actúa normalmente como responsable del tratamiento. La SAS gastronómica actúa como encargado cuando procesa dichos datos por cuenta del cliente para prestar el servicio, salvo tratamientos propios como gestión comercial, soporte, seguridad, facturación de la suscripción, mejora de producto o cumplimiento legal.

El cliente debe contar con una base de legitimación válida para registrar datos en la plataforma, informar a los titulares sobre el tratamiento, atender sus derechos, mantener datos exactos y evitar cargar información innecesaria, ilícita, excesiva o sensible sin justificación legal.

La SAS gastronómica tratará la información necesaria para operar el servicio, resolver soporte, mantener seguridad, generar trazabilidad, prevenir fraude, cumplir obligaciones legales o contractuales y ejecutar instrucciones documentadas del cliente. No se comercializarán bases de datos operativas del cliente como producto independiente.

Las partes se obligan a mantener confidencialidad sobre información comercial, técnica, operativa, credenciales, reportes, datos personales, información financiera, recetas, precios, inventario, proveedores y cualquier información no pública conocida por razón del servicio. Esta obligación subsiste después de terminada la relación contractual.

## 9. Cláusula de protección de datos para relación responsable-encargado

Cuando la SAS gastronómica actúe como encargado del tratamiento por cuenta del cliente:

- Tratará los datos personales únicamente para prestar, mantener, asegurar y mejorar el servicio, o conforme a instrucciones documentadas del cliente.
- Aplicará medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo, incluyendo separación lógica por tenant, controles de acceso, registros, cifrado o protección de credenciales sensibles cuando corresponda.
- Permitirá el uso de subencargados o proveedores necesarios para infraestructura, comunicaciones, pagos, soporte, analítica, facturación, mapas, inteligencia artificial u otros servicios auxiliares, procurando exigirles obligaciones de confidencialidad y protección de datos.
- Informará al cliente, por canales razonables, sobre incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales cuando tenga conocimiento suficiente y sea legal o contractualmente exigible.
- Asistirá razonablemente al cliente para atender solicitudes de acceso, rectificación, actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión u otros derechos reconocidos por la normativa aplicable, según las capacidades técnicas del servicio.
- Suprimirá, anonimizará, bloqueará o devolverá datos al finalizar la relación, de acuerdo con la configuración del producto, respaldos, obligaciones legales, prevención de fraude, defensa de reclamaciones y plazos técnicos razonables.

## 10. Responsabilidades del cliente

El cliente debe mantener actualizada la información de su empresa, configurar correctamente productos, impuestos, precios, inventario, usuarios, permisos, sucursales, cajas, integraciones, comprobantes y reportes. También debe verificar que los documentos generados correspondan a su operación real.

El cliente debe respaldar internamente información crítica cuando su operación lo requiera, capacitar a sus usuarios, revisar cierres de caja, validar reportes, controlar accesos, cumplir obligaciones tributarias ante el SRI, obligaciones laborales, sanitarias, municipales, comerciales, de consumidor y de protección de datos personales.

La plataforma no sustituye asesoría contable, tributaria, legal, laboral, sanitaria ni financiera. Los reportes, alertas o recomendaciones del sistema son herramientas de apoyo y deben ser revisados por el cliente antes de tomar decisiones.

## 11. Contenido, datos operativos e inteligencia artificial

El cliente es responsable del contenido que carga o genera en la plataforma, incluyendo productos, descripciones, imágenes, precios, promociones, datos de clientes, documentos, comunicaciones y configuraciones.

Cuando se habiliten funciones de inteligencia artificial, automatización o recomendaciones, sus resultados pueden contener errores, aproximaciones o sesgos. El cliente debe revisar y validar cualquier salida antes de usarla en decisiones comerciales, legales, contables, laborales, tributarias o frente a consumidores.

## 12. Propiedad intelectual

La plataforma, marca, diseños, código, interfaces, documentación, arquitectura, componentes, flujos, know-how y mejoras pertenecen a la SAS gastronómica o a sus licenciantes. El cliente recibe un derecho limitado, no exclusivo, revocable y no transferible para usar el servicio durante la vigencia del plan contratado.

El cliente no podrá copiar, revender, sublicenciar, descompilar, modificar, clonar, explotar comercialmente ni crear productos derivados de la plataforma sin autorización escrita.

El cliente conserva la titularidad sobre sus datos operativos, marcas, contenidos propios, recetas, catálogos, imágenes y documentos cargados, sin perjuicio de las licencias técnicas necesarias para prestar el servicio.

## 13. Suspensión, terminación y portabilidad

La SAS gastronómica podrá suspender o terminar el acceso cuando exista incumplimiento de pago, uso indebido, riesgo de seguridad, orden de autoridad competente, fraude, afectación a terceros, violación de estos términos o incumplimiento legal relevante.

El cliente puede solicitar la cancelación del servicio por canales oficiales. La cancelación no elimina automáticamente obligaciones de pago vencidas, registros necesarios para cumplimiento legal, respaldos técnicos temporales, bitácoras de seguridad o información que deba conservarse por razones legítimas.

Cuando sea técnicamente posible y el plan o contrato lo permita, el cliente podrá solicitar exportaciones razonables de datos disponibles. Las exportaciones pueden excluir secretos técnicos, credenciales cifradas, logs internos, datos anonimizados, datos de terceros o información que no pueda entregarse por seguridad, ley o derechos de otros usuarios.

## 14. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, la plataforma se presta según disponibilidad operativa y configuración contratada. La SAS gastronómica no será responsable por pérdidas indirectas, lucro cesante, pérdida de ventas, daños reputacionales, errores derivados de datos ingresados por el cliente, fallas de conectividad, decisiones comerciales tomadas por el cliente, interrupciones de terceros, incumplimientos legales propios del negocio gastronómico o uso incorrecto de integraciones.

Nada en estos términos limita responsabilidades que no puedan excluirse por ley, ni derechos irrenunciables reconocidos por normativa ecuatoriana aplicable.

## 15. Cambios en los términos

La SAS gastronómica podrá actualizar estos términos para reflejar cambios del servicio, normativa, seguridad, operación o condiciones comerciales. Cuando los cambios sean relevantes, se procurará informar mediante la plataforma, correo electrónico, sitio web o canal oficial disponible.

El uso continuado del servicio después de la publicación de una nueva versión implica aceptación de los términos actualizados, salvo que la ley exija un mecanismo distinto.

## 16. Legislación, autoridad y solución de controversias

Estos términos se interpretarán conforme a las leyes de la República del Ecuador, sin perjuicio de normas imperativas aplicables al consumidor, protección de datos personales, comercio electrónico, tributación, contratación electrónica u otras materias relevantes.

Las partes procurarán resolver cualquier diferencia mediante comunicación directa y buena fe. Si no existe solución, podrán acudir a mecanismos administrativos, mediación, arbitraje o justicia ordinaria competente según el contrato, el domicilio aplicable, la cuantía y la naturaleza de la controversia.

En materia de datos personales, los titulares conservan los derechos y mecanismos de tutela reconocidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y por la autoridad ecuatoriana competente.